Organisatieontwikkeling Graag Gedaan
Graag Gedaan is het programma van alle medewerkers van de gemeente Velsen om zich verder te ontwikkelen tot een organisatie waarin optimaal samengewerkt wordt. Samenwerken met elkaar, met inwoners, met ondernemers en organisaties uit Velsen en gemeenten om ons heen. De noodzaak om te ontwikkelen is ontstaan omdat de verwachtingen vanuit de samenleving over de gemeente veranderen. De leidende principes daarin zijn dichter bij de inwoners en bedrijven en transparant in werkwijze en communicatie.
Volgende fase van ontwikkeling
Het ontwikkelen van de organisatie kent zelf ook een ontwikkeling. De eerste periode van Graag Gedaan bestond uit het wegnemen van concrete belemmeringen in het samenwerken, zoals bijvoorbeeld het op orde brengen van voldoende ICT-middelen. Vervolgens is er gewerkt aan het opstellen leidende principes volgens zes speerpunten en is in 2020 de organisatiestructuur aangepast.
In lijn met de speerpunten is het afgelopen jaar gewerkt aan het organiseren van (thuis)werkplekken vanuit het idee èn thuiswerken èn elkaar ontmoeten op kantoor. Om talenten te behouden en aan te trekken is het concept Team Velsen ontwikkeld. Een concept waarmee Velsen zich als werkgever zo goed mogelijk positioneert op de arbeidsmarkt. Om de digitale dienstverlening verder te verbeteren, in lijn met landelijke wetgeving die op dit vlak op de gemeente afkomt, wordt er meer in samenhang gewerkt tussen alle lopende (digitaliserings)projecten.
De kaders waarlangs de organisatie ontwikkelt staan, er lopen allerlei activiteiten vanuit de speerpunten. De volgende fase is dat het programma Graag Gedaan meer methodisch gaat richten op het verbeteren van samenwerkingen in specifieke situaties. Graag Gedaan helpt de organisatie scherper te kijken naar daar waar de samenwerking met de samenleving beter kan. Het programma is ondersteunend om de samenwerking in het specifieke geval te verbeteren en er lering uit te trekken voor andere situaties. Het afgelopen jaar hebben zo op allerlei terreinen verbeteringen plaatsgevonden. Eén van de resultaten is dat het steeds duidelijker wordt wat goed samenwerken nu echt betekent en wat dat precies vraagt van iedereen in die samenwerking.
Ontwikkeling formatie
Outsourcing ICT
Om te kunnen blijven aansluiten op de vraag uit de markt en te voldoen aan de voortdurend veranderende behoeften van de klant, organisatie en medewerkers, maar ook aan de wettelijke voorschriften is het technisch beheer van ICT overgedragen aan Operator Groep Delft (OGD). Per 5 juli wordt het technisch beheer door OGD gedaan en 2 personeelsleden werken nu bij OGD.
Een nieuw team om de regievoering te doen op de Outsourcing is samengesteld.
Ziekteverzuimcijfers over 2021
- Het ziekteverzuimpercentage is in 2021 in vergelijking tot 2020 gestegen van 5,9% naar 6,6%.
- In vergelijking tot de benchmark CBS overheden 2021 is het verzuim in de gemeente Velsen hoger dan het landelijk gemiddelde.
- De ziekmeldingsfrequentie blijft een dalende trend zien. In 2019 was het gemiddeld aantal ziekmeldingen per medewerker per jaar 1,07, in 2020 was dit 0,9 en in 2021 is dit gedaald naar 0,8.
- Vooral het lang en extra lang verzuim is gestegen.
Grafiek: Ziekteverzuim % per maand 2020
Bovenstaande staafdiagram geeft het ziektepercentage aan per maand van het jaar 2020.
Grafiek: Meldingsfrequentie 12 maanden voortschrijdend
Bovenstaande lijndiagram geeft per maand de ziektemeldingen weer van de jaren 2020 en 2021.
De lijndiagram bevat een groene lijn voor het jaar 2021 en een gele lijn voor het jaar 2020.
Tabel: Ziekteverzuimpercentage naar duurklasse
Duurklasse | 2021 | 2020 | 2019 |
|---|---|---|---|
Kort (7 dagen) | 0,59% | 0,41% | 0,80% |
Middel (8 t/m 42 dagen) | 0,76% | 0,88% | 0,50% |
Lang (43 t/m 365 dagen) | 5,01% | 2,75% | 2,90% |
Extra lang (> 1 jaar) | 1,75% | 1,06% | 1,70% |
Corona
Het verzuim is het afgelopen jaar sterk gestegen maar de meldingsfrequentie is licht gedaald. Medewerkers die vanwege corona in quarantaine moesten heeft wel invloed gehad op de inzet en capaciteit op diverse teams. Vooral bij de teams waar niet thuis gewerkt kon worden.
Het aantal positief geteste werknemers is niet meer geregistreerd. Door het vele thuiswerken, de lockdowns en het sluiten van de scholen is de werk-privé balans geregeld in het geding gekomen. Dit heeft geleid tot uitval en het contact met collega’s en leidinggevende is in deze situaties ook lastiger geweest. Binnen de organisatie is veel aandacht besteed om dit eerder bespreekbaar te maken.
Personeel formatie en geld
Salarissen en inhuurkosten
De uitgaven aan personeel zijn een wezenlijk onderdeel van de totale begroting. De personele kosten van eigen personeel en de externe inhuur wordt inzichtelijk gemaakt. Bij de P&C cyclus zijn er aanpassingen van de personele budgetten ten aanzien van de reguliere Begroting 2021 gedaan en daarnaast is het onderdeel Belastingen overgedragen aan de Belasting samenwerking Gouwe Rijnland (BSGR) en zijn ook veel werkzaamheden op het gebied van ICT overgedragen aan OGD. Het percentage inhuur ten opzichte van het totale loonbudget is gedaald van 25,4% in 2020 naar 22,2% in 2021. Door de ontwikkeling van outsourcing en lastig te vervullen functies is de inzet van externen hoog.
Stijging loonkosten
De financiële gevolgen van de CAO-gemeenten 2021-2022 leidt tot meer kosten dan was begroot. Doordat het definitieve akkoord in 2022 is gesloten, vindt de uitbetaling in 2022 plaats. De CAO-stijging bedraagt in 2021 1,5% en 2022 nog eens 2,4% met daarnaast de eenmalige uitkering voor 2021 (€ 1.200 per fte). Ook komen er extra kosten op termijn voor de invoering van een minimumloon van € 14,00 per uur. In de Begroting van 2021 en 2022 is een inschatting gemaakt van het financiële effect; een stijging van 1,5% in 2021 en 1,5% in 2022. Het CAO-resultaat geeft hogere personele lasten dan in de begroting is gereserveerd.